Jak zaoszczędzić powierzchnię do przechowywania dokumentów w nowoczesnym biurze/urzędzie?

Specyfiką pracy biur czy instytucji związanych z administracją lub obsługą płatniczą klientów jest m.in. generowanie sporej ilości dokumentów w wyniku codziennej działalności.

Tradycyjne, związane z tym problemy, to brak miejsca potrzebnego do przechowywania oraz brak szybkiego dostępu do dokumentów. Klasyczne szafy lub regały zajmują niekiedy kilka pomieszczeń. Proces dostępu pracownika do dokumentów może zajmować dużo czasu, co wpływa na obniżenie jakości i wydajności pracy personelu a co za tym idzie, niekorzystnie wpływa na obsługę klientów.

Rozwiązania oparte o technologię regałów karuzelowych ROTOMAT cechują się prostą, szybką i bezbłędną obsługą oraz oszczędnością powierzchni biurowej, wymaganej do przechowywania różnego rodzaju dokumentów, akt, dysków CD-ROM, kart płatniczych itp. Mogą również przechodzić przez kilka kondygnacji i dodatkowo spełniać rolę windy, a dzięki modułowej budowie mogą być łatwo rozbudowywane.

Regały okrężne ROTOMAT pozwalają również na integrację z systemem informatycznym, co umożliwia kontrolę dostępu i logiczne połączenie dokumentów w wersji papierowej i elektronicznej.

ZASADA DZIAŁANIA Rotomatu polega na pionowym ruchu półek po spłaszczonej elipsie. Przez cały czas utrzymywane jest pionowe ułożenie półek na wzór gondoli. Nie ma ustalonego kierunku ruchu półek – jest on uzależniony od tego, czy dana półka, zjeżdżając w górę czy w dół, ma bliżej do operatora.

Pozwala to na skrócenie czasu dostępu do dokumentów. Każda pojedyncza półka jest projektowana zgodnie z rodzajem dokumentów czy innych nośników np. CD, jakie będzie przechowywać. Rotomat może zostać przystosowany do przechowywania akt różnej wielkości np. A5 lub A4, ale też do różnego rodzaju segregatorów, teczek podwieszanych, wolnostojących lub dokumentów składowanych w pudełkach.

Korzyści

W wyniku zastosowania regałów obrotowych Rotomat można osiągnąć szereg korzyści:

• oszczędność powierzchni użytkowej (nawet kilkunastokrotnie w porównaniu z tradycyjnymi systemami składowania)
• krótki czas dostępu
• wysoka ergonomia- operator pobiera dokumenty zawsze z tego samego poziomu bez konieczności sięgania lub schylania się
• kontrola i zabezpieczenie cennych towarów przed niepowołanym dostępem;istnieje możliwość zamknięcia regału oraz przypisania praw dostępu i nadania kodów PIN operatorom; każdy dział lub osoba może mieć dostęp do wybranych półek, czy nawet pojedynczych dokumentów
• możliwość raportowania i generowania statystyk o dostępie do dokumentów
• ochrona przed wpływem czynników zewnętrznych tj kurz, pył, światło
• możliwość integracji z systemami komputerowymi, systemami zarządzania informacją, czytnikami kodów kreskowych do identyfikacji dokumentów, skanerami itp.

Zastosowanie klaserów rotacyjnych ROTOMAT:

• archiwach
• biurach obsługi klienta (umowy, dokumenty sprzedaży, itp.)
• działach księgowych (historie rachunków, faktury, itp.)
• działach personalnych (akta pracowników)
• magazynach materiałów promocyjnych, reklamowych (ulotki)
• biurach projektowych
• oraz innych obszarach związanych z częstym dostępem do dokumentów i ograniczoną powierzchnią

Praktyka

Jednym z zastosowań regałów karuzelowych Rotomat w administracji jest przechowywanie umów w jednej z instytucji świadczącej usługi dla mieszkańców Krakowa.

Operacja dostępu do oryginału umowy polega na wprowadzeniu kodu z klawiatury regału, który może być numerem półki, indeksem umowy lub nazwiskiem danego klienta. Rotomat automatycznie sprowadza odpowiedni dokument. We wspomnianej instytucji zastosowano regał na dokumenty o wysokości 3,3 m i pojemności ponad 100 skrzynek na powierzchni 3m2.

Zasadą projektowania nowych systemów jest dokładny dobór urządzenia do wysokości pomieszczenia. Często wykorzystywana jest przestrzeń pomiędzy popularnym w biurach sufitem podwieszanym a właściwą kondygnacją.

W innej instytucji państwowej regał Rotomat współpracuje z czytnikami kodów kreskowych w celu potwierdzenia wydań dokumentów. Każdy dokument posiada naklejoną etykietę z numerem referencyjnym. Rotomat jest podłączony do komputera PC, z którego można wysłać polecenie pobrania dokumentu. Dołączony czytnik pozwala na potwierdzenie pobrania i weryfikację czy nie nastąpiła pomyłka. Dzięki temu istnieje pewność kto i kiedy pobrał jaki dokument.